MEMESAN, MENERIMA DAN MENYIMPAN BAHAN BINA

(versi pdf klik di sini - ada gambar)
1.0 MEMESAN

Kaedah memesan bahan binaan bergantung kepada sesuatu organisasi. Bagi organisasi yang besar atau telah lama berada dalam industri, mereka punya mekanisma tersendiri dalam memesan bahan binaan dari pembekal. Namun begitu, apa yang ingin dibincangkan di sini ialah kaedah asas bagi petugas di tapak bina berko-ordinasi dengan ibu pejabat dalam hal memesan bahan binaan.

Secara umumnya, kebanyakan kerja memesan bahan binaan dilakukan oleh individu yang dipanggil ‘purchaser’ atau pembeli dalam sesuatu organisasi. Beliau adalah individu yang mempunyai kuasa untuk membeli sesuatu bahan binaan selain mendapatkan harga bekalan yang paling rendah serta tempoh kredit yang panjang.

Petugas tapak, biasanya dari level Pengurus Projek atau Site Agent atau sesiapa jua yang diberi mandat oleh syarikat untuk membuat pesanan bagi pihak tapak akan membuat taking off berdasarkan bahagian demi bahagian pembinaan. Namun begitu, sekiranya punya waktu yang mencukupi, adalah wajar untuk beliau membuat taking off bagi keseluruhan pembinaan tersebut dan mengemukakan kepada purchaser jumlah bahan bina yang diperlukan. Dalam situasi lain, bahagian kontrak yang diterajui oleh juru ukur bahan akan membuat tugas ini, manakala petugas tapak hanya memberikan jadual penghantaran berdasarkan program kerja.

Namun begitu, kerja membuat taking off ini amat penting untuk dilakukan oleh site staff bagi memantau keperluan bahan bina di tapak dan sebagai usaha semakan kepada kerja yang dibuat oleh pihak QS atau purchaser. Ini dapat mengurangkan pembaziran bahan bina di samping menentukan bekalan bahan bina sentiasa cukup untuk kegunaan ditapak.

Mekanisma pemesanan bahan bina ini bergantung kepada organisasi masing-masing di mana ada yang menggunakan boring-borang tertentu malah ada yang hanya secara lisan, Bagi kontraktor kecil yang menggunakan kuantiti bahan yang sedikit, biasanya akan memesan terus dari pembekal atau kedai-kedai hardware.

2.0 MENERIMA

Kaedah menerima sesuatu bahan perlu diambil berat oleh petugas tapak kerana kecuaian dalam proses menerima memungkinkan berlaku penipuan dari pihak pembekal atau pihak penghantar.

Setiap bahan yang dihantar akan disertai dengan delivery order yang memuatkan butir-butir terperinci bahan tersebut. Apa yang perlu dilakukan oleh petugas ialah memeriksa apa yang dicatit pada D.0 adalah sama dengan apa yang dihantar. Contohnya apabila besi dihantar ke tapak, ia akan juga disertai dengan sijil pengilang. Periksa butir-butir dalam sijil tersebut dan bandingkan dengan item yang dihantar. Jika terdapat perbezaan hendaklah segera rujuk kepada pembekal, sebelum bahan tersebut diturunkan dari kenderaan yang menghantar. Dalam kese-kes tertentu, pihak penghantar, biasanya pemandu lori, akan menekan petugas tapak dengan secara tidak langsung memaksa mereka menerima bahan tersebut dengan alas an ianya telah diturunkan dari kenderaan. Bagi petugas tapak yang lemah, mereka akan akur walaupun spesifikadsi bahan tidak sama dan ini akan menimbulkan masalah di kemudian hari.

Kuantiti bahan yang dihantar mestilah dikira satu persatu. Umpamanya besi, gunakan ‘paint marker’ untuk menanda setiap batang besi yang diterima. Dengan menggunakan penanda ini akan mengelakkan kejadian salah kira yang mungkin akan menimbulkan pertelagahan antara petugas tapak dengan pembekal/penghantar.

Bagi bahan yang dihantar dalam bentuk bundle, kaedah random check amat perlu dilakukan kepada isi bundle tersebut untuk memastikan kuantiti yang dihantar adalah cukup.

Rekodkan setiap bahan yang diterima mengikut hari. Penggunaan buku untuk merekodkan penerimaa bahan ini lebih praktikal berbanding fail-fail yang memuatkan salinan2 D.O

3.0 MENYIMPAN

Kaedah menyimpan bahan binaan mestilah sesuai mengikut bahan tersebut. Misalnya simen, penyimpanannya memerlukan bilik tertutup yang lantainya tinggi dari tanah. Ini perlu untuk menjaga bahan tersebut dari rosak.. Begitu juga dengan batang-batang besi. Penggunaan kanvas untuk menutup besi tersebut adalah perlu untuk memperlahankan proses pengaratannya. Bagi bahan-bahan yang kecil seperti paku, dawai, bahan-bahan kemasan dll, penggunaan stor yang sesuai adalah perlu bagi menjaga keselamatan bahan tersebut dari rosak dan kecurian.

Contoh kaedah menyimpan yang salah di mana kabin rosak digunakan sebagai stor

Contoh kaedah penggunaan bahan yang salah di mana sepatutnya bahan tersebut di bawa keluar dari stor.

Bangunan stor mestilah sesuai dan praktikal. Kebanyakan bahan sesuai menggunakan system FIFO iaitu First In First Out bagi mengekalkan mutu bahan tersebut.

Penggunaan kabin sebagai stor adalah kaedah yang mudah dan mungkin murah dalam sesuatu keadaan namun begitu menggunakan kabin yang rosak dan bocor merupakan pembaziran yang bodoh untuk menyimpan bahan bina.

Lantai kabin yang bocor

Siling kabin yang bocor

Kabin lama bukannya tidak sesuai untuk digunakan sebagai stor tetapi mestilah dibaiki terlebih dahulu. Apa maknanya menyimpan dalam kabin sekiranya lantai dan bumbungnya bocor?

Dalam hal ini, petugas tapak perlulah memastikan kabin tersebut boleh digunakan sebelum menerima bahan binaan.

MASALAH YANG BIASANYA TIMBUL

Dalam proses memesan, menerima dan menyimpan bahan binaan ini biasanya akan kedapatan beberapa masalah yang memerlukan ko-ordinasi antara semua pihak yang terlibat. Antara masalah bodoh yang biasa ditempuh oleh petugas tapak ialah:-

1. Purchaser tidak kenal barang yang dipesan oleh petugas tapak

Biasanya berlaku kepada purchaser yang kurang berpengalaman atau apabila arang yang dipesan itu jarang digunakan.

2. Penghantaran tidak mengikut keperluan di tapak

Apabila pesanan untuk keseluruhan projek diberikan kepada purchaser, epatutnya purchaser memberikan jadual penghantaran kepada pembekal ebagaimana kehendak tapak. Apa yang mungkin berlaku ialah pembekal mahu enghantar keseluruhan pesanan pada satu masa sedangkan pada masa tersebut ukan kesemua bahan tersebut diperlukan. Ini akan mengakibatkan kerosakan pada ahan tersebut disamping kemungkinan berlaku kecurian.

3. Tidak ada sebarang jentera di tapak untuk menurunkan barang-barang
4. Tidak ada stor yang sempurna
5. Tidak ada buruh yang dapat membantu dalam menyimpan barang
6. Tidak dibekalkan kanvas dan tiada peruntukan untuk membeli kanvas
7. Kaedah memesan barang yang terlalu banyak birokrasi dengan pihak ibu pejabat
8. Tidak ada pengawal keslamatan untuk menjaga keselamatan barang-barang, terutama di waktu malam.
9. Pembekal sering tidak mengetahui lokasi tapak. – seharusnya mereka dibekalkan dengan plan tapak